GOOGLE DRIVE: ARRIVANO LE CATEGORIE PER UN’ORGANIZZAZIONE PIÙ SEMPLICE DEI FILE

Con l’introduzione delle categorie, Google Drive sta migliorando l’organizzazione dei file, semplificando l’accesso e la gestione dei documenti per tutti gli utenti. La funzionalità, già presente nelle applicazioni Google Workspace e Gmail, sarà presto disponibile su Google Drive, permettendo una gestione ancora più efficiente dei file. In questo articolo, esploreremo come funzioneranno le categorie di Google Drive e come cambierà il modo in cui ordini i tuoi file.

Le categorie di Google Drive: una nuova funzionalità per ordinare i file

Google Drive è uno degli strumenti di archiviazione cloud più utilizzati al mondo, grazie alla sua semplicità e versatilità. Attualmente, gli utenti hanno la possibilità di organizzare i propri file creando cartelle. Questo sistema è perfetto per chi ha una quantità limitata di documenti, ma con l’aumento dei file e della varietà dei contenuti, l’organizzazione tramite cartelle potrebbe diventare complicata e poco efficiente.

Con l’introduzione delle categorie di Google Drive, l’azienda mira a semplificare questa gestione. Le categorie sono simili a quelle che già esistono in Google Workspace e Gmail, dove le etichette sono utilizzate per ordinare le e-mail e i documenti. Le categorie, però, sono predefinite e non personalizzabili, rendendo la gestione ancora più standardizzata e semplificata per gli utenti.

L’obiettivo principale è fornire una struttura più chiara e mirata per organizzare i file. Mentre con le cartelle un file può appartenere solo a una specifica cartella, con le categorie sarà possibile associare più categorie a un singolo file, migliorando la flessibilità e la ricerca dei contenuti. Ad esempio, un file che riguarda un viaggio di lavoro potrà essere categorizzato sotto “Viaggi” e “Lavoro”, rendendo molto più facile da trovare in futuro.

Questa innovazione si rivelerà particolarmente utile per le persone che utilizzano Google Drive per archiviare grandi quantità di documenti, che spaziano da fatture e contratti a foto e report. Invece di navigare tra un’infinità di cartelle, gli utenti potranno cercare i file per categoria, semplificando l’intero processo di gestione dei file.

Le 12 categorie predefinite: come funzionano e cosa offrono agli utenti

Una delle caratteristiche principali di questa nuova funzionalità è la disponibilità di 12 categorie predefinite. Ogni file che carichi su Google Drive potrà essere assegnato a una o più di queste categorie, rendendo ancora più facile rintracciarlo in futuro. Le categorie includono:

• Auto

• Banca

• Spese

• Casa

• IDS

• Assicurazioni

• Medicina

• Animali domestici

• Scuola

• Tasse

• Viaggi

• Lavoro

Queste categorie sono progettate per coprire le principali esigenze degli utenti, ma non sono personalizzabili. Tuttavia, la possibilità di assegnare più categorie a un singolo file rende la funzione estremamente versatile.

Come assegnare e gestire le categorie su Google Drive

Una volta che la funzionalità delle categorie sarà disponibile, il processo per assegnarle ai tuoi file sarà estremamente semplice e veloce, riducendo al minimo il tempo dedicato alla gestione dei documenti. Ogni file presente su Google Drive potrà essere associato a una o più delle 12 categorie predefinite, dando una nuova dimensione all’organizzazione e all’efficienza del sistema.

Per assegnare una categoria a un file, tutto quello che dovrai fare è:

1. Aprire l’app Google Drive (o la versione web).

2. Toccare i tre puntini accanto al file che desideri categorizzare.

3. Selezionare l’opzione “Gestisci categorie” dal menu che si aprirà.

4. Apparirà una lista con le 12 categorie predefinite. A questo punto, potrai scegliere una o più categorie che corrispondono al contenuto del file.

Questa possibilità di assegnare categorie multiple a un file è uno degli aspetti più utili della nuova funzionalità. Ad esempio, un file relativo a una polizza assicurativa potrebbe essere categorizzato sotto “Assicurazioni” e “Casa”, consentendo di recuperarlo facilmente in entrambi i contesti senza duplicare il file stesso.

Inoltre, Google Drive permetterà agli utenti di modificare o rimuovere le categorie assegnate ai file in qualsiasi momento. Se un file cambia nel tempo o se la sua classificazione iniziale non è più corretta, potrai facilmente aggiornare le categorie per riflettere meglio il suo contenuto.

Un altro aspetto vantaggioso è la possibilità di cercare per categoria. Immagina di dover recuperare un documento importante, ma non ricordi esattamente in quale cartella si trova. Con la funzione di ricerca per categoria, basta digitare la categoria associata al file nella barra di ricerca, e Google Drive mostrerà tutti i file relativi a quella categoria, eliminando la necessità di navigare tra le cartelle.

Questa nuova funzione renderà Google Drive non solo un sistema di archiviazione, ma anche uno strumento altamente efficiente per la gestione dei documenti, risparmiando tempo e migliorando l’accessibilità dei file.

Quando sarà disponibile la funzionalità delle categorie?

Secondo le informazioni emerse, la nuova funzionalità delle categorie è già visibile nel codice dell’app Google Drive a partire da gennaio 2024. Sebbene inizialmente la funzione sarà disponibile su iOS e web, gli utenti Android dovranno attendere qualche mese prima di poterla utilizzare. Si prevede che un annuncio ufficiale sarà fatto nei prossimi mesi, ma la funzionalità arriverà gradualmente sulle diverse piattaforme.

Con l’arrivo delle categorie, Google Drive sta per diventare ancora più potente, permettendo agli utenti di gestire file con una maggiore precisione e facilità. Con il tempo, questa novità rivoluzionerà il modo in cui organizziamo i nostri documenti digitali.

Ma che differenza c’è tra Google Drive e One Drive?

Google Drive e OneDrive sono entrambi servizi di archiviazione cloud, ma presentano differenze significative:

– Spazio di archiviazione: Google Drive offre 15 GB gratuiti, mentre OneDrive ne fornisce solo 5 GB.

– Integrazione: OneDrive si integra perfettamente con Microsoft 365, facilitando la condivisione e la collaborazione su documenti di Office. Google Drive eccelle nella collaborazione in tempo reale con i suoi strumenti come Google Docs e Fogli.

– Sincronizzazione: OneDrive utilizza una tecnologia di sincronizzazione a livello di blocco, rendendo il caricamento dei file più veloce. Google Drive ha una sincronizzazione comparabile, ma può essere meno efficiente per file di grandi dimensioni.

– Sicurezza: entrambi offrono buone misure di sicurezza, ma OneDrive è considerato leggermente più robusto in questo aspetto.